Правила “Десяти Пі (Р)” для успішних вебінарів

Більшість вебінарів відрізняється від інших засобів комунікації.

• По-перше, хоча вебінари – це спочатку одностороння середу, в них є соціальний елемент, оскільки відвідувачі можуть взаємодіяти один з одним за допомогою чату або за допомогою таких інструментів, як Twitter.
• По-друге, багато організаторів вебінарів не пропонують своєї аудиторії корисний контент, а замість цього розглядають вебінар, як комерційний хід.
• Нарешті, ведучі, прекрасно виступають на сцені в реальному світі, можуть зазнати невдачі і опинитися непереконливими при роботі онлайн, коли не видні обличчя слухачів.

Багато організаторів вебінарів не в змозі сформулювати мету, що, по суті, є ключовим моментом, так як визначає успіх. Деякі цілі можуть включати: формування лідерського мислення, створення спільноти, отримання відгуків клієнтів, вироблення напрямки, розповсюдження рекламних матеріалів, збільшення клієнтського довіри чи навчання.

На цій вирішальній стадії необхідно прийняти безліч рішень і зробити багато кроків. Починаючи від рішення щодо того, чи буде захід записано заздалегідь або пройде в прямому ефірі, на який час призначити семінар (з урахуванням глобальності аудиторії та заходи, а також сезону відпусток ), після чого вибрати правильну платформу з Adobe, Microsoft, WebEx і Go To Meeting (Презентація ). Одна з головних помилок – відсутність потрібних апаратних засобів і програмного забезпечення (включаючи сумісні браузери ), а також відкладання вирішення цього питання на останній момент. Досвідчені організатори впроваджують вебінари в існуючі спільноти та прив’язують їх до систем прямого маркетингу, після чого підключають до системи управління взаємодії з клієнтами ( CRM).

До проведення вебінару необхідно залучати талановитих людей. Слід керуватися тими ж міркуваннями, як і у випадку залучення кращих лекторів для проведення конференцій з клієнтами. У вашу внутрішню команду будуть входити наступні фахівці (часто різні обов’язки виконує один чоловік): Відповідальний за взаємодію з внутрішньої групою осіб, Організатор вебінару, Координатор, Маркетолог, Ком’юніті – менеджер і Спеціаліст з технічної підтримки апаратних засобів і програмного забезпечення. До складу виконавчої команди повинні входити: лектор, учасники дискусії, ведучі, а також запасний лектор.

Після того як рішення про проведення семінару буде прийнято, внутрішня і виконавська команда повинні обговорити контент. Організатор повинен представити докладні відомості про семінар, що стоять завданнях і аудиторії, а також запропонувати теми. Потрібно вирішити, чи буде семінар разовим або ж це буде серія заходів, а також визначити стиль презентації (виклад основної ідеї або дискусія, чи якийсь гібрид). Компанії, що проводить вебінар, потрібно чітко продумати ризики, пов’язані з « проштовхування» товарів, оскільки це спричинить за собою як негативні, так і позитивні наслідки.

Більшість організаторів вебінарів не до кінця продумують цей аспект, в той час як організатори успішних вебінарів розробляють шаблон маркетингового контенту, які може використовуватися на різних носіях, а також створюють реєстраційний бланк, за допомогою якого збираються списки учасників семінару та проводяться їх опитування. У комплекс маркетингового підходу входить оповіщення потенційних клієнтів електронною поштою, по Інтернету, по користувальницьких групам і навіть за допомогою реклами. У найбільш складних випадках, організатор і маркетолог розробляли спосіб отримання переваги шляхом своєчасного залучення та особистого спілкування, закликали аудиторію направляти питання і використовували соціальні мережі, такі як Facebook і LinkedIn. Порада: нехай ваші лектори просувають вебінар, наприклад, я завжди повідомляю своїм прихильникам про майбутні вебінарах. 

Як і у випадку виступів у реальному світі, лектори повинні заздалегідь практикуватися, проводячи репетиції. Робити прогін всього змісту необов’язково, проте потрібно відрепетирувати всі з точки зору логістики, а також апаратного та програмного забезпечення, зв’язку. Припустімо, що який-небудь технічний аспект дасть збій під час семінару, і щоб зменшити ризики, відрепетируйте все заздалегідь. 

Все готово, настав «Час шоу! ». Слід завжди пам’ятати про необхідність взаємодії з аудиторією, задавати напрямні питання. Досвідчені організатори завжди поставлять ведучого, який може повернути до основної теми відвернувшись лекторів або учасників дискусії, а також озвучувати питання, які задають учасники семінару в чаті або навіть на Twitter. Досвідчені організатори проведуть опитування аудиторії на початку заходу (або скористаються даними з реєстраційного бланка ), а також після нього, щоб дізнатися думку аудиторії в режимі реального часу. 

Це найбільш часто ігнорованих організаторами можливість. Замість того щоб плескати себе по спині після вебінару, краще скористатися найбільшою можливістю, яка полягає в ” сприянні здійсненню дії після вашого заклику до дії. ” Для цього розішліть аудиторії подячні листи електронною поштою і запитайте, чи хочуть вони, щоб з ними особисто зв’язалися ваші фахівці з відділу по роботі з клієнтами або з відділу продажів. Також взаємодійте з тими, хто брав активну участь у заході, проявіть до них повагу і належну увагу. Крім того, опублікуйте слайди і запису семінару, максимально спростите можливість потенційних клієнтів зв’язатися з вами і дізнатися більше інформації. Потім продовжуйте формувати зв’язок перспективних клієнтів з вашими фахівцями відділу продажів, віддаючи пріоритет тим, хто висловили бажання, щоб з ними зв’язалися, а так само тим, хто бере активну участь у заході.

Проведіть внутрішню нараду, щоб проаналізувати вдалі моменти, а так само моменти вимагають доопрацювання. Підготуйте звіт для основних зацікавлених осіб з точки зору поставленої мети і висловіть подяку лекторам.

І нарешті, привітайте себе з успішним проведенням вебінару!